Etapes du cycle de vie

La gestion du cycle de vie des données est un élément central de la politique de gestion des données institutionnelles. Elle vise à encadrer l’ensemble des étapes, de la création à l’archivage ou la destruction des données, en garantissant leur qualité, leur sécurité et leur accessibilité.Dès leur création/récolte, les données doivent être documentées et stockées selon des standards institutionnels et légaux afin d’en assurer l’intégrité et la réutilisation. Durant leur exploitation, des mécanismes de gouvernance doivent permettre de contrôler leur usage et leur partage dans le respect des cadres réglementaires et légaux, notamment en matière de protection des données sensibles.La conservation à long terme repose sur des stratégies adaptées, assurant la pérennité et la disponibilité des données pertinentes pour la recherche, l’enseignement et l’administration. Cette approche globale permet d’optimiser la valorisation des données tout en garantissant leur conformité aux exigences institutionnelles et éthiques.

^{Représentation des principales étapes du cycle de vie des données}

Le schéma ci-dessus représente le cycle de vie des documents et données au sein de l’institution. La durée d'utilité administrative et légale (DUAL) et le sort final sont déterminés dès la collecte ou la création des documents et données selon le calendrier de conservation institutionnel. Au terme de la DUAL, les documents et données sont détruits ou archivés. Dans ce second cas, la politique de gestion des archives s'applique, sous la responsabilité du Patrimonial Data Officer. Les principes de sécurité et de protection des données s'attachent à l’ensemble du cycle de vie des données et de documents.